ARSIP Penting Bagi OPD dan Organisasi

KIM WAWO,- Hal ini disampaikan oleh Sekda Kabupaten Bima Drs. HM.Taufik HAK, M.Si pada saat membuka secara resmi kegiatan Rapat Koordinasi Pembinaan kearsipan se – Pulau Sumbawa yang dilaksanakan di aula kantor Bupati Bima pada hari selasa ( 20/3).

Dikatakannya, keberadaan ARSIP  sebagai bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas, alat bukti hukum, dan memori organisasi yang merupakan dokumen/arsip vital bagi suatu organisasi.

Kegiatan Rakor ini turut dihadiri Asisten 1 Kota Bima, Kepala Dinas Perpustakaan dan ARSIP Kabupaten Dompu, Kabid Wilayah 1 (NTB, Sulawesi Selatan) Deputi Pengembangan Arsip Nasional   Drs. M.Ikhwan, kepala Dinas Perpustakaan dan ARSIP Kabupaten Bima, para peserta rapat koordinasi  yang berasal dari Kabupaten Bima, Kota Bima, Kabupaten Dompu, Kabupaten Sumbawa, Kabupaten Sumbawa Barat.

Sekda mengemukakan keberadaan ARSIP merupakan salah satu kunci kelancaran organisasi / OPD  terletak pada penyelenggaraan arsipnya yang sederhana, sistematis, tertib, dan efisien, dimana  prinsip adalah bahwa semua informasi penting tersedia dan diketahui persis keberadaannya. Dengan kata lain arsip merupakan  penyimpanan dan penyusunan surat-surat, dokumen-dokumen, laporan-laporan pada suatu tempat yang tersendiri, sehingga setiap surat, dokumen atau laporan bilamana diperlukan dapat diketemukan dengan cepat dan mudah.

Dengan kata lain filing (mengarsip surat) merupakan proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Jadi, pekerjaan filing atau arsip bukan hanya menyimpan dan menyusun seluruh surat-surat, dokumen-dokumen, laporan-laporan secara teratur, tetapi pekerjaan itu meliputi juga mencarinya dan mengeluarkan dari arsip dalam waktu yang sesingkat-singkatnya.

         

Kabid Wilayah 1 (NTB, Sulawesi Selatan) Deputi Pengembangan Arsip Nasional  Drs. M.Ikhwan  pembinaan ARSIP ini  salah satu point penting dalam rangka peningkatan peran dalam rangka peningkatan salah satu pengembangan informasi bagi OPD maupun organisasi. Dalam UU nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 3 tercantum penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk  menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.

Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; Menjamin perlindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; serta Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai alat bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Begitu juga disampaikan oleh kepala bidang kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan ARSIP Kabupaten Bima Jullkifli, SH, M.Hum, kegiatan rakor ini dalam rangka bagaimana para ARSIPARIS yang berada di tiap OPD maupun Organisasi dapat mengelola ARSIP tersebut dengan baik demi kebutuhan Organisasi maupun OPD dalam rangka menyimpan data yang penting bagi kebutuhan OPD / organisasi tersebut. Untuk itu kegiatan seperti ini sangatlah penting dalam rangka menata keberadan arsip  itu sendiri. [  ]